Woraus setzen sich die Kosten der Erstverwaltung zusammen?
Bei der Erstverwaltung fallen typischerweise zwei Kostenblöcke an:
- Einmaliges Setup der Verwaltung. Prüfung der Teilungserklärung, Einrichtung der Konten und Stammdaten, erster Wirtschaftsplan, Aufbau des Eigentümerportals, Vorbereitung der ersten Eigentümerversammlung. Dieser Aufwand entsteht nur einmal, ist aber erheblich, weil es keine Vorjahreswerte und keine eingespielten Abläufe gibt.
- Laufende Verwaltervergütung. In der Regel eine monatliche Pauschale pro Wohneinheit, wie in der laufenden WEG-Verwaltung. Hinzu kommen je nach Vertrag gesondert vergütete Zusatzleistungen, etwa zusätzliche Versammlungen oder umfangreiche Sonderprojekte.
Wie hoch beide Blöcke ausfallen, hängt stark vom einzelnen Projekt ab (siehe nächster Abschnitt). Wir kalkulieren Setup und laufende Vergütung individuell nach Einheitenzahl und Projektumfang und nennen Ihnen im Erstgespräch einen transparenten Festpreis ohne versteckte Kosten.
Womit ist marktüblich zu rechnen?
Zur Einordnung: Für die laufende Verwaltung liegen die marktüblichen Sätze bei etwa 25 bis 35 Euro netto pro Einheit und Monat (zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer). Die Erstverwaltung bewegt sich dabei tendenziell am oberen Rand, weil Aufbauphase und Gewährleistung zusätzlichen Aufwand bedeuten. Das einmalige Setup wird projektabhängig kalkuliert. Konkrete Zahlen für Ihr Projekt nennen wir nach einem kurzen Erstgespräch, in dem Einheitenzahl, Teilungserklärung und Projektstand feststehen.
Welche Faktoren beeinflussen den Preis?
Kein Neubauprojekt gleicht dem anderen. Diese Faktoren bestimmen den Aufwand und damit den Preis:
| Faktor | Wirkung auf den Preis | Warum |
|---|---|---|
| Anzahl der Wohneinheiten | Kleinere Objekte: höherer Preis pro Einheit | Fixaufwand (Versammlung, Abrechnung, Buchhaltung) verteilt sich auf weniger Einheiten |
| Komplexität der Teilungserklärung | Aufwendige Regelungen erhöhen das Setup | Untergemeinschaften, Sondernutzungsrechte und Kostentrennungen müssen sauber abgebildet werden |
| Technische Ausstattung | Mehr Anlagen, mehr Aufwand | Aufzug, Tiefgarage, Wärmepumpe oder Lüftungsanlagen brauchen Wartungsverträge und Prüftermine |
| Gewerbeeinheiten im Objekt | Preissteigernd | Gemischte Nutzung erfordert getrennte Kostenverteilung und komplexere Abrechnung |
| Stand der Übergabe | Unklarer Baustand erhöht den Aufwand | Offene Mängel und fehlende Dokumentation muss die Verwaltung nacharbeiten |
| Vertragslaufzeit | Längere Bindung kann den Einstieg günstiger machen | Setup-Kosten amortisieren sich über die Laufzeit; die Erstbestellung ist gesetzlich auf drei Jahre begrenzt |
Welche Leistungen sollten im Preis enthalten sein?
Vergleichen Sie Angebote nicht nur über den Preis pro Einheit, sondern über den Leistungsumfang. Zur vollständigen Erstverwaltung gehören:
- Prüfung und Umsetzung der Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
- Erster Wirtschaftsplan und Einrichtung des Hausgeldeinzugs
- Einberufung und Durchführung der ersten Eigentümerversammlung
- Übergabebegleitung für das Gemeinschaftseigentum
- Strukturiertes Mängelmanagement in der Gewährleistungsphase
- Abschluss von Versicherungen und Wartungsverträgen
- Digitaler Zugang für Eigentümer (bei uns: HOMECASE-Portal und KI-Assistentin VERA)
- Feste Reaktionszeiten (bei uns: 4h-Erstreaktion)
Fehlt einer dieser Punkte im Angebot, fragen Sie nach. Häufig verstecken sich hinter niedrigen Pauschalen umfangreiche Listen gesondert abzurechnender Zusatzleistungen.
Warum ist Erstverwaltung aufwändiger als laufende Verwaltung?
Drei Gründe:
- Kein Vorlauf. Es gibt keine Vorjahresabrechnung, keine Erfahrungswerte, keine eingespielten Dienstleister. Wirtschaftsplan und Abläufe entstehen von null.
- Gewährleistungsphase. In den ersten Jahren laufen Mängelmeldungen der Erwerber über die Verwaltung. Erfassen, dokumentieren, zwischen Erwerbern und Bauträger koordinieren: Das ist Aufwand, den eine Bestands-WEG nicht hat.
- Onboarding der Ersterwerber. Neue Eigentümer haben viele Fragen. Portalzugänge, Abläufe, Zuständigkeiten: Im ersten Jahr ist der Kommunikationsaufwand am höchsten.
Der Mehraufwand ist gut investiert, wenn er dem Bauträger Arbeit abnimmt. Ein Beispiel aus unserer Praxis: Weil wir mit Wohnwert Haustechnik einen eigenen Sanitär- und Heizungsbetrieb im Schwesterunternehmen haben, bewerten wir Mängelbeseitigungs- und Nachbesserungsangebote tagesaktuell und setzen Reparaturen ohne Wartezeit auf Fremdgewerke um. Das reduziert die Zahl der Eskalationen, die beim Bauträger landen.
Woran erkennen Sie ein seriöses Angebot?
- Transparente Preisstruktur: Festpreis oder Pauschale pro Einheit, Zusatzleistungen klar benannt und bepreist.
- Schriftlicher Leistungskatalog: Was ist drin, was kostet extra. Ohne diesen Katalog ist kein Vergleich möglich.
- Realistische Laufzeit: Die Erstbestellung darf gesetzlich höchstens drei Jahre betragen (§26 Abs. 2 WEG). Angebote, die längere Erstbindungen versprechen, sind ein Warnsignal.
- Nachweisbare Qualifikation: Zertifizierung nach §26a WEG, Verbandsmitgliedschaft (etwa VDIV), geprüfte Prozesse.
Sie wollen ein belastbares Angebot für Ihr Neubauprojekt? Senden Sie uns die Eckdaten oder sehen Sie sich unser Leistungsangebot zur Erstverwaltung an.