Warum braucht ein Neubauprojekt überhaupt einen Erstverwalter?
Sobald Wohnungseigentum begründet wird, entsteht eine Gemeinschaft der Wohnungseigentümer mit eigenen Rechten und Pflichten. Jemand muss Beschlüsse vorbereiten, den Wirtschaftsplan aufstellen, Hausgeld einziehen, Versicherungen abschließen und die erste Eigentümerversammlung einberufen. Ohne Verwalter bleibt all das am Bauträger hängen, und zwar genau in der Phase, in der Übergaben, Restarbeiten und Gewährleistungsthemen ohnehin die volle Aufmerksamkeit fordern.
Dazu kommt: Nach der Übergabe erwarten die Ersterwerber einen funktionierenden Ansprechpartner. Fehlt der, richten sich Fragen, Mängelmeldungen und Beschwerden direkt an den Bauträger. Ein früh bestellter Erstverwalter zieht diese Themen vom Bauträger ab und sorgt für einen geordneten Start der Gemeinschaft.
Wer bestellt den ersten Verwalter und wann?
In der Praxis bestellt der Bauträger den ersten Verwalter selbst, solange er noch alleiniger Eigentümer aller Einheiten ist, und zwar per Beschluss (als Alleineigentümer genügt ein Ein-Personen-Beschluss). In der Teilungserklärung lässt sich die Bestellung zwar vorbereiten, wirksam wird sie aber erst durch den Bestellungsbeschluss. Abweichende Vereinbarungen sind seit der WEG-Reform unzulässig (§26 Abs. 1 und Abs. 5 WEG). Sobald die Erwerber im Grundbuch stehen, entscheidet die Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit über die weitere Bestellung.
Wichtig für die Zeitplanung: Der Verwalter sollte stehen, bevor die ersten Einheiten übergeben werden. Denn ab der Übergabe laufen Hausgeldzahlungen, Verbrauchserfassung und die Kommunikation mit den Erwerbern. Ein Verwalter, der erst Monate nach Einzug startet, muss all das rückwirkend aufarbeiten.
Zu beachten ist außerdem der Anspruch der Eigentümer auf einen zertifizierten Verwalter: Ein Wohnungseigentümer kann als Teil ordnungsmäßiger Verwaltung grundsätzlich verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird (§19 Abs. 2 Nr. 6 WEG; wer als zertifiziert gilt, regelt §26a WEG). Wer als Bauträger von Anfang an eine zertifizierte Verwaltung einsetzt, vermeidet diese Angriffsfläche.
Wie lange darf die Erstbestellung laufen?
Das Gesetz begrenzt die Dauer klar: Die Bestellung eines Verwalters ist auf höchstens fünf Jahre möglich, bei der ersten Bestellung nach der Begründung von Wohnungseigentum jedoch auf höchstens drei Jahre (§26 Abs. 2 WEG). Der Gedanke dahinter: Die Erwerber sollen nicht über Jahre an einen Verwalter gebunden sein, den der Bauträger ausgesucht hat. Nach Ablauf der Erstbestellung entscheidet die Eigentümerversammlung frei über die Wiederbestellung oder einen Wechsel.
Für Bauträger ist die Drei-Jahres-Grenze kein Nachteil, sondern eine Chance: Ein Erstverwalter, der die Aufbauphase sauber abwickelt, wird in aller Regel wiederbestellt. Ein schlecht gewählter Erstverwalter dagegen fällt in dieser Zeit auf den Bauträger zurück, denn die Erwerber verbinden die Verwaltung mit dem Verkäufer, der sie eingesetzt hat.
Welche Aufgaben übernimmt der Erstverwalter konkret?
Die Erstverwaltung unterscheidet sich deutlich von der laufenden Verwaltung einer eingespielten Gemeinschaft. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Unterschiede:
| Aufgabenbereich | Erstverwaltung (Aufbauphase) | Laufende WEG-Verwaltung |
|---|---|---|
| Grundlagen | Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung prüfen und umsetzen | Bestehende Beschlusslage fortführen |
| Finanzen | Ersten Wirtschaftsplan ohne Vorjahreswerte kalkulieren, Konten einrichten, Hausgeld erstmalig einziehen | Wirtschaftsplan auf Basis von Erfahrungswerten fortschreiben |
| Versammlungen | Erste Eigentümerversammlung einberufen und die Gemeinschaft arbeitsfähig machen | Jährliche Versammlung durchführen |
| Technik | Übergabe der Gemeinschaftsanlagen vom Bauträger begleiten, Wartungsverträge neu abschließen | Bestehende Verträge und Anlagen betreuen |
| Mängel | Mängel am Gemeinschaftseigentum erfassen und die Kommunikation zwischen Erwerbern und Bauträger ordnen | Instandhaltung nach Beschlusslage |
| Erwerber | Ersterwerber onboarden: Portalzugänge, Ansprechpartner, Abläufe erklären | Eingespielte Kommunikation pflegen |
Gerade der Punkt Mängelmanagement entscheidet darüber, wie ruhig die Gewährleistungsphase für den Bauträger verläuft. Ein Erstverwalter, der Mängel am Gemeinschaftseigentum strukturiert erfasst und kanalisiert, verhindert, dass jeder Erwerber einzeln beim Bauträger anruft.
Worauf sollten Bauträger bei der Auswahl achten?
Vier Kriterien haben sich in der Praxis bewährt:
- Erfahrung mit Erstverwaltungen. Die Aufbauphase folgt eigenen Regeln. Fragen Sie konkret nach Referenzprojekten aus der Erstverwaltung, nicht nur nach der Anzahl verwalteter Einheiten.
- Zertifizierung nach §26a WEG. Der gesetzliche Qualifikationsnachweis schützt Sie vor Diskussionen mit den Erwerbern über die Eignung des Verwalters.
- Kapazität für kleine und mittlere Objekte. Viele große Verwaltungen nehmen Neubau-WEGs mit wenigen Einheiten gar nicht erst an oder behandeln sie nachrangig. Klären Sie, ob Ihr Projekt beim Verwalter Priorität hat.
- Handwerks- und Mängelkompetenz. In der Gewährleistungsphase geht es um die Bewertung von Nachbesserungen. Ein Verwalter, der Angebote fachlich beurteilen kann, spart Ihnen Zeit und Diskussionen.
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