Wann lohnt sich ein Wechsel der Hausverwaltung?
Nicht jeder Ärger rechtfertigt einen Wechsel, manche Probleme lassen sich im Gespräch klären. Wenn sich aber mehrere der folgenden Punkte häufen, ist ein Wechsel meist die bessere Entscheidung, als weiter Zeit und Geld zu verlieren:
- Abrechnungen kommen verspätet, sind fehlerhaft oder unverständlich.
- Anrufe und E-Mails bleiben tagelang unbeantwortet, im Notfall ist niemand erreichbar.
- Beschlüsse werden nicht umgesetzt, Instandhaltungen verschleppt.
- Handwerkerrechnungen wirken überhöht, Angebote werden nicht verglichen.
- Der Verwalter erscheint nicht oder unvorbereitet zur Eigentümerversammlung.
Wer entscheidet über den Wechsel?
Das hängt von der Art der Verwaltung ab. Bei der WEG-Verwaltung entscheidet die Gemeinschaft: Abberufung und Neubestellung des Verwalters beschließt die Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit. Kein einzelner Eigentümer kann den Wechsel allein durchsetzen, aber jeder kann ihn anstoßen. Bei der Mietverwaltung sind Sie als Eigentümer alleiniger Vertragspartner und entscheiden selbst; hier zählt allein der Verwaltervertrag mit seinen Kündigungsfristen.
Kann man den WEG-Verwalter jederzeit abberufen?
Ja. Seit der WEG-Reform kann die Eigentümerversammlung den Verwalter jederzeit und ohne wichtigen Grund abberufen. Ein etwaiger Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung (§26 Abs. 3 WEG). Damit sind Eigentümergemeinschaften nicht mehr über Jahre an einen Verwalter gebunden, mit dem sie unzufrieden sind. Für die Neubestellung gilt: Der Verwalter wird durch Beschluss mit einfacher Mehrheit bestellt, höchstens für fünf Jahre (§26 Abs. 1 und 2 WEG).
So läuft der Wechsel Schritt für Schritt
In der Praxis hat sich dieser Ablauf bewährt, damit zwischen altem und neuem Verwalter keine Lücke entsteht:
- Angebote einholen. Vergleichen Sie zwei bis drei Verwaltungen anhand von Leistungskatalog, Erreichbarkeit und Referenzen, nicht nur über den Preis pro Einheit.
- Tagesordnungspunkt setzen. Abberufung des alten und Bestellung des neuen Verwalters gehören als konkrete Beschlussanträge auf die Tagesordnung, inklusive der Ermächtigung, den neuen Verwaltervertrag abzuschließen.
- Versammlung und Beschluss. Die Eigentümerversammlung beschließt Abberufung und Neubestellung mit einfacher Mehrheit.
- Übergabe organisieren. Der bisherige Verwalter gibt alle Unterlagen, Konten und Vollmachten heraus. Der neue Verwalter übernimmt Stammdaten, offene Posten und laufende Vorgänge.
- Sauberer Start. Konten umstellen, Eigentümer über die neuen Ansprechpartner und Zugänge informieren, laufende Verträge prüfen.
Wie stoßen Beirat oder einzelne Eigentümer den Wechsel an?
Auch ohne Mehrheit in der Hand können Sie den Wechsel auf den Weg bringen. Jeder Eigentümer kann verlangen, dass das Thema auf die Tagesordnung der nächsten Versammlung kommt. Verlangen mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer (nach Kopfzahl) eine Versammlung, muss der Verwalter sie einberufen. Weigert er sich, kann der Verwaltungsbeirat oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer selbst einladen. So lässt sich ein Verwalter, der den Wechsel blockiert, nicht dauerhaft im Amt halten.
Übergabe: Diese Unterlagen muss der alte Verwalter herausgeben
Der Gemeinschaft steht die vollständige Herausgabe der Verwaltungsunterlagen zu. Achten Sie darauf, dass mindestens diese Punkte übergeben werden:
| Bereich | Was übergeben werden muss |
|---|---|
| Rechtliche Grundlagen | Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, vollständige Beschlusssammlung |
| Finanzen | Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Kontounterlagen, Stand der Erhaltungsrücklage, offene Posten |
| Verträge | Versicherungs-, Wartungs- und Dienstleisterverträge, Bankvollmachten |
| Objekt | Stammdaten, Zählerstände, Schließpläne, laufende Mängel- und Instandhaltungsvorgänge |
Erst wenn diese Übergabe vollständig ist, kann der neue Verwalter sauber weiterarbeiten. Wir fordern die Unterlagen strukturiert an und haken nach, damit die Gemeinschaft nicht zwischen den Verwaltungen im Regen steht.
Sie überlegen, mit Ihrer Eigentümergemeinschaft die Verwaltung zu wechseln? Wir begleiten den Wechsel von der Angebotsphase bis zur Übergabe und sagen Ihnen ehrlich, was wir für Ihre Gemeinschaft tun können.